memo-x

Berita, komentar, dan fitur terbaru dari The Memo X

Apa yang baru dalam menggunakan WhatsApp di tempat kerja?

Apakah WhatsApp alat yang aman dan nyaman untuk komunikasi di tempat kerja?

Sebagian besar dari kita telah ditambahkan ke grup WhatsApp dengan keluarga dan teman. Ini adalah platform yang sempurna untuk mengumumkan kedatangan baru untuk keluarga besar, atau mengatur malam bersama teman, tetapi apakah ini tempat untuk mendiskusikan bisnis perusahaan?

Komunikasi yang baik adalah tentang menyampaikan pesan yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat, menurut analis media sosial Stephen O’Leary, direktur pelaksana di Olitco. “Jika pesannya mendesak, aplikasi perpesanan sering kali dapat membantu mengirimkannya secepat mungkin. Aplikasi perpesanan dapat menjadi cara yang bagus untuk mengadakan diskusi grup – siapa pun di WhatsApp yang baik dapat membuktikannya.”

Psikoterapis klinis, Stephanie Regan, bekerja dengan pemberi kerja dan percaya aplikasi sosial untuk obrolan sosial dan kesenangan harus disimpan – bahkan jika itu adalah kelompok kerja. “Batasan ini akan menjadi jauh lebih penting sekarang.”

Keamanan data kami juga lebih penting sekarang, karena menjadi fokus setelah serangan keamanan siber di HSE.

O’Leary mengatakan masalah keamanan seputar penggunaan aplikasi perpesanan instan seperti WhatsApp bukanlah tentang aplikasi tersebut, melainkan tentang perangkat yang Anda akses – biasanya telepon Anda. “Jika email kantor Anda ada di ponsel, Anda dapat mendeskripsikannya sebagai aplikasi perpesanan. Langkah keamanan dasar – seperti mengaktifkan autentikasi dua faktor, akan membantu meningkatkan keamanan, apa pun aplikasi yang Anda gunakan.”

Namun, aplikasinya sendiri, yang dimiliki oleh Facebook, telah menjadi sasaran peretas di masa lalu. Pada Mei 2019, WhatsApp meluncurkan perbaikan keamanan untuk 1,5 miliar penggunanya di seluruh dunia setelah muncul kekhawatiran bahwa peretas dapat menyuntikkan spyware ke telepon melalui fungsi panggilan. Kerentanan tersebut memungkinkan peretas untuk memasukkan malware ke ponsel dengan menghubungi target menggunakan aplikasi.

READ  Apple prohibits Apple Silicon Mac users from sideloading iPhone apps

WhatsApp menyediakan enkripsi ujung-ke-ujung, tetapi ini tidak mencakup cadangan atau ekspor obrolan secara default. Semua percakapan dan dokumen masih disimpan di salah satu pusat data Facebook – target potensial serangan siber.

Misha McInerney, Chief Marketing Officer di Digital Marketing Institute, mengimbau perusahaan untuk berpikir matang sebelum menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan karyawan.

“Perusahaan tidak dapat mengatur grup WhatsApp. Yang saya maksud dengan ini adalah bahwa seseorang dalam grup dapat berbagi informasi tentang perusahaan yang diperingkat dan perusahaan tidak dapat mencabut akses atau mengontrol informasi ini.

Dia juga mengatakan, meskipun ada enkripsi ujung-ke-ujung, cadangan obrolan tidak dienkripsi, atau informasi jika pengguna memilih untuk mengunduh riwayat obrolan dan sekali lagi, perusahaan tidak dapat mengontrol atau memantau itu.

WhatsApp membagikan data pribadi dengan perusahaan induknya, Facebook. Raksasa media sosial ini adalah mesin pengumpul data dan tidak memiliki rekam jejak yang baik tentang cara menangani data penggunanya. Skandal Cambridge Analytica adalah salah satu contohnya.

Data yang dibagikan dengan Facebook termasuk nomor telepon Anda, ID perangkat, lokasi, dan beberapa informasi penggunaan.

Menurut McInerney dari DMI, informasi ini kemungkinan akan digunakan untuk iklan yang lebih bertarget di masa mendatang, seperti yang telah terjadi antara Facebook dan Instagram.

Namun, WhatsApp mengatakan bukan itu masalahnya. Jangan berbagi data dengan Facebook untuk memberikan pengalaman periklanan yang lebih relevan di Facebook, dan hanya akan melakukannya jika Anda mencapai kesepakatan dengan Komite Perlindungan Data Irlandia tentang mekanisme masa depan untuk memungkinkan penggunaan tersebut.

Perusahaan mengatakan bahwa berbagi informasi dengan perusahaan Facebook membantu meningkatkan layanannya. Dengan berbagi informasi dengan perusahaan Facebook lain, seperti nomor telepon yang Anda verifikasi saat mendaftar WhatsApp dan terakhir kali akun Anda digunakan, kami mungkin dapat mengetahui apakah akun WhatsApp tertentu milik seseorang yang juga menggunakan Facebook lain. layanan korporat. Hal ini memungkinkan kami melaporkan informasi tentang layanan kami dengan lebih akurat dan meningkatkan layanan kami.

READ  Pemain Jepang telah meminta untuk tidak mengirim coklat Hari Valentine ke karakter favorit karena virus

WhatsApp mengatakan pihaknya juga membagikan informasi dengan Facebook untuk membantu memerangi spam dan penyalahgunaan. “Jadi, misalnya, jika ada anggota perusahaan Facebook yang menemukan bahwa seseorang menggunakan layanan mereka untuk tujuan ilegal, mereka dapat menonaktifkan akun mereka dan memberi tahu perusahaan Facebook lain sehingga mereka juga dapat mempertimbangkan untuk melakukan hal yang sama.”

Selain masalah keamanan, pesan di WhatsApp kurang formal daripada email, karena dikirim di platform sosial dan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan kolega berisiko mengaburkan batasan pekerjaan dan kehidupan.

Seperti yang dikatakan psikoterapis klinis Stephanie Reagan, dia harus ditahan untuk “mengobrol”.

“Komunikasi sepanjang waktu dapat membuat seseorang merasa” selalu “, membuat tubuh waspada – meningkatkan kadar kortisol dan membuat relaksasi lebih sulit. Seiring waktu, tidur menjadi lebih sulit, dan suasana hati serta fokus dapat terpengaruh.

Dalam fase baru pekerjaan campuran ini, dia merekomendasikan agar email dan kontak lebih teratur. “Kontak dan email dapat dijadwalkan untuk diakses pada waktu kerja.”

Kode praktik tentang hak untuk memutuskan hubungan Itu diterbitkan oleh Tanist dan Menteri Perdagangan dan Ketenagakerjaan Leo Varadkar pada bulan April.

Hak untuk memutuskan hubungan mengacu pada hak karyawan untuk dapat mengundurkan diri dari pekerjaan dan tidak melakukan aktivitas terkait pekerjaan di luar jam kerja normal. Seorang juru bicara departemen mengatakan: “Ini termasuk komunikasi elektronik, seperti email atau pesan lain, termasuk yang diterima melalui platform yang lebih baru seperti WhatsApp.”

Grup bisnis Ibec dan CIPD Ireland merekomendasikan perusahaan untuk membuat kebijakan yang menasihati karyawan penggunaan yang benar dari aplikasi pesan instan untuk komunikasi bisnis sambil mengamati kode praktik yang baru-baru ini diperkenalkan tentang hak untuk memutuskan hubungan.

READ  BT menggabungkan wifi rumah dan EE Anda untuk membuat internet rumah baru yang 'tidak bisa dipecahkan'

“Dengan berkembangnya alat media sosial, termasuk WhatsApp, kami merekomendasikan agar pemberi kerja menerapkan kebijakan yang memberi nasihat kepada karyawan tentang aturan dasar tentang penggunaan platform tersebut. Sering kali perlu untuk mengklarifikasi di mana obrolan WhatsApp secara khusus ditujukan untuk konten bisnis,” kata Mary Connaughton, Direktur CIPD Irlandia.

Grup bisnis Ibec juga merekomendasikan kebijakan formal untuk menentukan kapan dan bagaimana aplikasi pesan instan digunakan.

“Beberapa perusahaan mungkin menggunakan aplikasi pesan instan untuk komunikasi karyawan yang mendesak, biasanya luar biasa, seperti pemberitahuan tentang peringatan cuaca buruk,” kata Mev McElloy, Direktur Hubungan Pemberi Kerja. “Jenis penggunaan lainnya adalah untuk menawarkan kesempatan kerja tambahan atau mencari pengaturan cakupan ketika waktunya sangat penting. Tujuan dan tingkat komunikasi pada aplikasi pesan instan harus jelas bagi karyawan, bersama dengan harapan apa pun tentang tanggapan terhadap pesan-pesan ini.”

Ms McElwee juga mengatakan bahwa pengirim harus mempertimbangkan waktu komunikasi mereka dan potensi ketidaknyamanan. “Penerima harus memahami bahwa mereka tidak akan diharapkan untuk menanggapi sampai waktu kerja dilanjutkan. Selalu ingat nada / isi / konteks teks, email dan komunikasi elektronik lainnya termasuk aplikasi pesan instan.”